Se aproxima el final del año y eso para muchas empresas significa que empieza la temporada de publicación de informes anuales.
Un informe anual es principalmente una publicación anual que, al finalizar el año fiscal, le sirve a una empresa como manera para que las organizaciones y empresas informen públicamente del estado de las operaciones de su organización el año anterior.
Estas publicaciones anuales pueden ser de gran utilidad también en el ámbito de las relaciones públicas y se ha demostrado que son muy efectivas para generar nuevos negocios, eso se traduce en que el contenido, el buen diseño y la claridad son clave para que este tipo de documentos sean efectivos.
Los informes anuales proporcionan a los clientes, accionistas, empleados y al público en general la información necesaria para evaluar el progreso de una empresa a largo plazo con la información aportada del último año. También son de gran utilidad para dar a conocer cuáles son sus objetivos y prioridades, lo cual es una parte fundamental para la configuración de una identidad corporativa y organizacional propias.
Cada vez es más común que las organizaciones publiquen múltiples versiones de su informe para distintas audiencias y medios.

CÓMO LOGRAR QUE TUS INFORMES ANUALES SEAN MÁS EFECTIVOS

No extiendas los textos demasiado

Este es uno de los consejos de mayor importancia a tener en cuenta en el momento de la preparación de tu publicación corporativa. Los usuarios que lean tu informe anual no quieren tener que estar leyendo tu informe como si de un libro se tratara para comprender la situación de tu empresa. Mantener el texto de manera más abreviada le aportará a tu informe más simplicidad y limpieza. Para resumir, la redacción de tu informe debes abordarlo como si de una presentación se tratara. Debes poder explicar los distintos conceptos de tu informe de manera completa y sencilla.

Muestra imágenes del día a día de tu empresa

Como se suele decir habitualmente: una imagen vale más que mil palabras. Cuando intentes explicar el funcionamiento de tu empresa a los inversores y al público general, es buena idea mostrarles como se ve tu empresa. Incluir secciones con solo imágenes y algunas citas es una forma de mostrar datos que de otra manera se harían demasiado monótonos.
Además, el uso de imágenes es una manera sencilla de dividir el texto.  Cuando estés diseñando tu publicación corporativa, afróntalo más como una revista o un libro de texto que un informe comercial.
Añadir fotografías de tus oficinas y empleados pueden provocar una impresión muy positiva. Al ver a otras personas los lectores humanizarán más tu marca y la percibirán de manera mucho más positiva cuando la recuerden en el futuro.

Asegúrate que las secciones son sencillas de seguir

Cuando estés planificando como será el formato de tu publicación, una de las cosas en la que debes pensar es como quieres que esté organizado.
Algo clave que la mayoría de informes anuales tienen en común es un informe sobre las ganancias y las finanzas anuales de la empresa. Al informar sobre sus cuentas, la empresa es más transparente en sus prácticas comerciales, lo que para los inversores es alentador.
Dependiendo de las versiones que quieras producir de tu informe anual, es posible que quieras probar distintos tipos de mensajes para los diferentes medios. Es decir, si tu informe anual es principalmente para tu sitio web, es posible añadir videos e infografías que permiten a tu público tener una experiencia con tu marca mucho más personalizada y memorable.
Si sin embargo tu informe se va a producir como PDF digital, es recomendable que el texto sea seleccionable y que no esté rasterizado, es decir que el texto no sea una imagen. Exportar tu informe como imágenes puede ser una buena idea en el caso de que quieras que tu PDF esté comprimido al máximo para acelerar los tiempos de carga.
De todas maneras, que el texto sea texto real es muy recomendable para que se pueda indexar en los motores de búsqueda. El SEO en esta situación puede ser un gran aliado para atraer a más audiencia y ampliar el rango de alcance.

Se fiel al diseño de tu marca

Al igual que a cualquier otra pieza gráfica que produzca tu empresa, un informe anual no es una excepción. Cada vez que estés elaborando una pieza de cara al público, debes asegurarte de seguir los estándares de diseño establecidos de tu marca.
Los estándares de diseño de tu marca son colores, tipografías, elementos gráficos e imágenes que forman la identidad de tu marca y deben ser unitarios y coherentes desde la perspectiva del público. Estos estándares deben estar bien definidos y ser sencillos de representar, de lo contrario podrían surgir dificultades para mantener los estándares y se podría correr el riesgo de que la marca se diluya.
Además de los estándares visuales, deberás añadir el tono editorial de tu marca. Las palabras que elijas y lo que transmitas a través del texto serán vistos como un reflejo de los valores de tu marca.

Comienza el informe con gratitud

Generalmente los informes anuales comienzan con una carta del director o del presidente de la compañía que hace un resumen de los altibajos que la empresa ha atravesado en el último año.
Algo clave en esta carta, o de cualquier sección de tu publicación que se dirija directamente al público es expresar su gratitud. Ya sea para los clientes o los inversores, la gratitud es muy importante para que tu marca sea percibida positivamente. Asegúrate de atribuir el éxito de tu empresa a tus clientes o a las partes interesadas, de esta manera podrás mostrar los éxitos de tu negocio sin sonar demasiado altivo.
También deberás encontrar el equilibrio entre el ser agradecido con tus clientes e inversores y el mostrar como vas a atraer a más clientela en el futuro para que tus lectores sean conscientes de que tu empresa va a seguir creciendo.

Utiliza oraciones simples

Asegúrate de que las oraciones de tu publicación corporativa no sean demasiado largas. Las oraciones complejas y largas pueden ser el calvario de todo redactor.
Sonar de manera elocuente y transmitir que estás informado sobre las actividades de tu negocio es fundamental, pero tampoco querrás abrumar a tus lectores con información superflua.

Integra estadísticas

Las estadísticas y los datos son algunas de las partes más convincentes para tus inversores dentro de tu informe. Para que un inversor confíe su dinero en tu empresa, quiere tener claro que tu empresa genera un impacto en su industria.
Si a tu informe le das ese toque de estilo de revista que incorpora contenido como estadísticas, datos, infografías… obtendrás un diseño visualmente más atractivo.

Diferencia la información de mayor importancia y haz que destaque

En toda ocasión que tu empresa haya obtenido un logro importante que tus inversores y clientes han de saber, asegúrate de resaltarlo separándolo del resto de la información.
Cualquier cosa que distinga y haga parecer importante a tu empresa en el último año dice mucho de tu negocio. Si solo destacas los éxitos financieros y no los beneficios que pueden haber sido obtenidos gracias a tus clientes, la percepción de tu empresa puede verse afectada de manera negativa.
Quieres mostrar que has hecho una buena labor, ya sea de cara a los objetivos de tu empresa, de los clientes o de la junta directiva.

Imprime tu informe

Una discusión generalizada a día de hoy es si es una buena idea el producir una versión impresa de tu publicación. Aunque la mayoría de empresas han comenzado a producir solo ediciones digitales de sus informes, una gran parte producen versiones impresas para proporcionarles a sus inversores y a las partes interesadas. Crear una versión impresa de tu informe es relativamente simple y los resultados hacen que valga la pena.
Imprimir tu publicación te permite proporcionar una versión coleccionable y duradera de tus informes que tus clientes e inversores podrán conservar.

Finaliza tu publicación con anotaciones

Aunque tu publicación tenga secciones diversas y no tienen una buena transición entre ellas, al final de tu informe puedes añadir algún tipo de revisión o resumen de los puntos principales que quieres que tu público recuerde.
Al escribir una revisión y conclusión de tu informe, es importante pensar en todo el informe como una narración sobre tu empresa. Es importante dejar que la sección de resumen sea el lugar en el que la voz de tu marca se transmita con mayor claridad.